Cookies
Utilizamos cookies propias y de terceros para mejorar nuestros servicios.
Aviso de Cookies
Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las labores desarrolladas por los trabajadores de su departamento, para que las mismas sean eficientes; Velar, supervisar y controlar que todas las actividades que dan origen al movimiento contable de la asociación, así como los registros contables y otros ajustes que sean necesarios, sean manejados y operados con eficiencia, estricto apego a las leyes de la materia, a normas y reglamentos estatutarios y que la misma se lleve en orden y al día.
Elaboración de informe contable: ingreso de notas de crédito, notas de débito, depósitos bancarios, pólizas manuales, pólizas automáticas, ajustes y reclasificaciones. Ingresar, controlar, manejar y archivar los documentos que integran las partidas de diario, las pólizas de ingreso, egreso, de traslados bancarios y de ajustes y reclasificacionescontables del mes.
Elaboración de cheques de diferentes cuentas bancarias que posea la Asociación, Recepción de liquidaciones de Asambleas Departamentales, Control y pago de pólizas de seguros (bienes y cobertura de créditos), Ingreso de facturas de proveedores al módulo de cuentas por pagar. Cuadre mensual del módulo de cuentas por pagar en conjunto con Asistente de Departamento.
Elaborar y registrar contablemente quincenal y mensualmente, la nómina de salarios, provisión de bonificación anual, provisión de aguinaldo y provisión de indemnización, cuotas de Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS e Instituto Técnico de Capacitación y Productividad INTECAP; de los empleados de planta administrativa, Llevar el registro contable y control de activos de la asociación, por medio de hojas electrónicas donde se especifique el bien adquirido, la fecha y valor de compra.
Emitir recibos de caja de asociados que cancelan en la asociación, en efectivo o por medio electrónico (pago de cuotas ordinarias fijas mensual de asociados, pago cuotas de inscripción, actualización de datos, pago de reingreso por morosidad, pago de asociados activos optativos, reintegros de efectivo), Operar diariamente boletas de depósitos de las cuentas concentradoras en bancos del sistema, Llevar el control de los depósitos no operados por cuotas ordinarias, depositadas en los bancos del sistema.
Coordinar, orientar y supervisar las labores desarrolladas por los trabajadores del Departamento de Créditos, para que las mismas sean eficientes, Asegurar bajo las directrices de Asamblea General Nacional, Junta Directiva, Gerencia de ASAPESPU y la Comisión de Créditos, la continuidad del programa de créditos a corto, mediano y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posición del programa para beneficio de los asociados trabajadores y ex trabajadores del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
Revisar los expedientes aprobados que le son trasladados por el Analista II, Emitir los mutuos con fianza de los créditos autorizados, Coordinar el envío de los mutuos con fianza y documentos para firma de los interesados, en caso que el trámite de solicitud de crédito sea realizado a través de algún miembro de órgano de dirección, Coordinar el depósito o entrega personal del crédito para asociados activos laborantes y jubilados.
Orientar adecuadamente a los asociados y representantes departamentales que desean gestionar créditos, facilitándoles la información referente a políticas, requisitos, llenado correcto de solicitud de crédito y papelería que deben presentar para su análisis respectivo, Prestar un servicio adecuado y gentil a los asociados que desean gestionar créditos y si luego de la precalificación de su solicitud no aplican al monto requerido, sugerir para los casos que aplique, montos inferiores considerando que será amortizado a un plazo y tasa de interés accesible.
Prestar la colaboración y apoyo al Analista de Créditos I y Analista de Créditos III, en la atención a los asociados, recibir documentación y otras actividades específicas que le sean asignadas, Orientar adecuadamente a los asociados y representantes departamentales que desean gestionar créditos, facilitándoles la información referente a políticas, requisitos, llenado correcto de solicitud de crédito y papelería que deben presentar para su análisis respectivo.
Prestar la colaboración y apoyo al Analista de Créditos I y Analista de Créditos II, en la atención a los asociados, recibir documentación y otras actividades específicas que le sean asignadas, Orientar adecuadamente a los asociados y representantes departamentales que desean gestionar créditos ante ASAPESPU, facilitándoles la información referente a políticas, requisitos, llenado correcto de solicitud de crédito y papelería que deben presentar para su análisis respectivo.
Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las labores desarrolladas por los trabajadores de s departamento, para que las mismas sean eficientes, Supervisar backup de la base de datos y del servidor, Asesorar en el ámbito de informática a Gerencia, Junta Directiva y órganos dirigenciales.
Cubrir el puesto de la jefatura de su departamento en ausencia del titular del mismo, Realizar backup de información que sea de importancia para la asociación y que se encuentra en las computadoras de los usuarios (de acuerdo con políticas internas establecidas conjuntamente por la Gerencia y el Departamento de Informática), Diseñar y desarrollar aplicaciones informáticas.
Ingresar y trasladar boletas de traspaso y solicitudes de descuento automático al Departamento de Secretaría General, emitir estados de cuenta para reingreso, tramites de fallecidos y créditos, crear códigos de asociados.
Recepción de llamadas telefónicas, Emitir estados de cuenta de asociados, Actualizar estados de cuenta individuales por medio de nóminas mensuales, Administrar y publicar noticias en las diferentes redes sociales, Elaborar requisición de insumos para uso del Departamento de Informática
Planificar, coordinar, supervisar las labores desarrolladas por los trabajadores de su departamento para que las mismas sean eficientes, Prestar servicios de Secretaria a Junta Directiva y Gerencia o en su defecto asignar a otra persona cuando el caso lo amerite, Velar porque la atención que se preste a los asociados en general, sea cordial y eficiente, a efecto de satisfacer sus requerimientos.
Prestar sus servicios secretariales al Jefe del Departamento de Secretaría General, Coordinar las requisiciones y posteriores compras de material de oficina para cada uno de los departamentos de la asociación, Recibir y dar trámite a solicitudes de beneficiarios relativos al aviso de fallecimiento y anticipo para gastos funerarios de asociados fallecidos, así como trasladar las hojas de Kardex a la Secretaria de Archivo I.
Elaborar y distribuir oficios y circulares por disposiciones de la Jefatura del Departamento de Secretaría General, Elaborar informes preliminares a Gerencia y transcripciones de sesiones de Junta Directiva, apoyar a la Gerencia en la redacción de actas de Asambleas Generales Nacionales, Capacitaciones y otras que se desarrollen en la Asociación, alimentar el sistema informático con la información de Delegados Distritales y actualizarla constantemente.
Recibir, revisar y realizar los trámites de primer ingreso, cambio de beneficiaros y actualización de datos de asociados que se presentan a oficinas y que son enviados por todos los Órganos de Dirección, ingresando la información al sistema electrónico y archivar los documentos en el expediente que corresponda, ejecutando el procedimiento interno correspondiente.
Recibir, revisar y realizar los trámites de primer ingreso, cambio de beneficiaros y actualización de datos de asociados que se presentan a oficinas y que son enviados por todos los Órganos de Dirección, ingresando la información al sistema electrónico y archivar los documentos en el expediente que corresponda, ejecutando el procedimiento interno correspondiente.
Recibir, revisar y realizar los trámites de primer ingreso, cambio de beneficiaros y actualización de datos de asociados que se presentan a oficinas y que son enviados por todos los Órganos de Dirección, ingresando la información al sistema electrónico y archivar los documentos en el expediente que corresponda, ejecutando el procedimiento interno correspondiente.
Recibir, revisar y realizar los trámites de primer ingreso, cambio de beneficiaros y actualización de datos de asociados que se presentan a oficinas y que son enviados por todos los Órganos de Dirección, ingresando la información al sistema electrónico y archivar los documentos en el expediente que corresponda, ejecutando el procedimiento interno correspondiente.
Manejar la Planta Telefónica, velando por el buen uso de la misma; trasladando las llamadas entrantes a los departamentos correspondientes, Recibir, registrar y clasificar toda la correspondencia, documentos y trámites que ingresan por cualquier medio a la asociación y trasladarlos, por conocimiento, al departamento donde correspondan, Elaborar y enviar transcripciones de aceptación de trámites de reingreso por morosidad y de ingreso de asociados optativos relacionados con la Asociación.
Entrevistas a beneficiarios, Reuniones de trabajo con Jefes de Departamento, Gerencia y Junta Directiva, Reuniones internas del Departamento, Revisión interna de expedientes, Revisión de expedientes con Comisión Específica, Participación en pagos de prestación póstuma, ayuda económica y enfermedad terminal, Atención al público en general, Elaboración de: Historiales, informes especiales, informes sociales, ampliaciones de informes sociales, Participar en actividades varias, Capacitaciones a nuevos Representantes Departamentales, Atender lo relacionado al Programa de Ayuda Económica por fallecimiento de cónyuge o hijos menores de edad.
Cubrir la Jefatura del Departamento en caso de ausencia, Apoyar al Jefe del Departamento en la planificación de actividades, Elaborar las estadísticas semestrales de asociados fallecidos. Dar seguimiento a las partes de prestación pendientes de pago y elaborar Informe de Partes en Depósito, el cual detalla las prestaciones por pagar y prestaciones prescritas.
Atender y orientar tanto presencial como telefónicamente a asociados, beneficiarios y órganos de Dirección sobre los programas que presta la Asociación, así como de los trámites legales que se deben realizar. Ingresar los datos de la primera parte de los informes sociales, revisar la segunda parte de dichos informes elaborada por la Jefe del Departamento, así como apoyar en la redacción de informes de casos especiales. Cumplir con las actividades secretariales del Departamento de Trabajo Social (Archivo, elaboración de correspondencia, orden de expedientes, folio de expedientes, elaboración de sobres para expedientes, controles internos, etc.).
Coordinar con Secretaria I las llamadas telefónicas, para brindar información de fechas y horarios de pago de Prestaciones Póstumas y Programa de Ayudas Económicas, Coordinar con la Jefatura del Departamento lo relacionado a digitalización de expedientes y destrucción de documentos, Elaborar actas de pago de los programas a cargo del Departamento de Trabajo Social.